Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, spätestens ab 2028 auch ausstellen. Warum ein PDF dafür nicht reicht und was sich daraus automatisieren lässt.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen eine neue Rechnungsdefinition. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung erlaubt. Ein PDF, eine eingescannte Rechnung oder ein Foto erfüllen das nicht — sie gelten als sonstige Rechnung.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen seit diesem Datum empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, aber die Daten müssen lesbar gemacht und im Originalformat aufbewahrt werden.
1. Die Fristen
Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln. Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF verschickt werden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen das noch bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen Geschäft mit anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
2. Die Formate
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Bei ZUGFeRD sind nicht alle Profile zulässig: MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Empfang: ein festes Postfach und ein Programm für XRechnung und ZUGFeRD
Die XML-Datei im Original aufbewahren, nicht nur als Ausdruck
Ausnahmen kennen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise
Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen
Stammdaten der Kunden prüfen, bevor die Ausstellung umgestellt wird
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Für Betriebe mit gemischter Kundschaft heißt das: Für Privatkunden ändert sich nichts, für Geschäftskunden schon.
Der eigentliche Nutzen liegt nicht in der Pflicht, sondern in der Struktur. Eine E-Rechnung enthält Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer und Lieferant als maschinenlesbare Felder. Was bisher abgetippt wurde, kann eine Buchhaltungssoftware direkt übernehmen und einer Bestellung oder einem Auftrag zuordnen.
Die Pflicht als Anlass nutzen
Auf der Ausgangsseite gilt dasselbe: Wer Aufträge, Angebote und Kundendaten bereits digital führt, kann die E-Rechnung direkt aus diesen Daten erzeugen. Wer Rechnungen heute in einer Textverarbeitung schreibt, muss ohnehin umstellen — und kann dabei den Weg vom Auftrag zur Rechnung gleich mitdenken.
Ein häufiger Stolperstein sind unvollständige Stammdaten. Eine XRechnung an eine Behörde braucht zum Beispiel die Leitweg-ID des Empfängers. Fehlen solche Angaben, wird die Rechnung abgelehnt, auch wenn Betrag und Leistung stimmen.
Die Fristen bis 2027 und 2028 lassen Zeit. Sie reichen aber nur, wenn die Umstellung als Anlass genutzt wird, den Ablauf zu vereinfachen, und nicht in letzter Minute ein Formatwandler zwischen alte Gewohnheiten geschoben wird.
